Совместное использование документов Microsoft Office

Если люди, с которыми вы сотрудничаете, хотят передать вам файлы Microsoft Office: документы Word, таблицы Excel или презентации PowerPoint (но, как было отмечено, не базы Access) - и на вашем Mac установлена какая-либо из версий Microsoft Office, вам повезло.

Документы Microsoft Office почти всегда беспрепятственно перемещаются между Mac и Windows, и для работы с файлами в этих системах не нужно никаких преобразований. «Почти всегда» - потому что есть несколько исключений из правил:

Наиболее важным фактором является обратная совместимость. Все версии Office имеют такую совместимость с предыдущими версиями, а это означает, что вы можете использовать свою версию для работы с документами, созданными в любой из предыдущих версий.

Конечно, хотелось бы избежать и несовместимости с более новыми версиями, когда вы сталкиваетесь с документом в обновленном формате. Например, если вы работаете в Office 2004 для Mac, то не сможете открыть документы, созданные в новых форматах, поддерживаемых Office 2007 и 2010 (или Office 2008 и 2011 для Mac), таких KaK.docx, .xlsx и .pptx. Если вы получите такой файл, попросите коллегу сохранить документ в более раннем формате, та ком как Office 2003 (Windows) или 2004 (Mac).

Чем сложнее документ, тем больше вероятность того, что некоторые из использованных в нем многочисленных возможностей не выдержат переноса с одной системы на другую.

Если в документе Office, с которым вы работаете, использованы шрифты, отсутствующие на вашем Mac, вы не увидите такой текст или же Mac заменит этот шрифт одним из имеющихся. (Замена произойдет только в Mac. Если этот документ позже будет открыт в Windows даже после сохранения изменений, сделанных на компьютере Mac, в нем будет отображен исходный шрифт.) Имейте в виду, однако, что версии Word и PowerPoint для Windows дают возможность встраивать шрифт в документ, и в этом случае вы увидите такой шрифт на Mac, даже если он не установлен в системе.

Если важно видеть на Mac именно оригинальный шрифт, встройте его следующим образом:

Word. Выберите Office => «Параметры Word» (Word Options) - в Word 2010 или 2007 или «Сервис» (Tools) => «Параметры» (Options) - в более ранних версиях; откройте вкладку «Сохранение» (Save) и поставьте галочку в поле «Включать шрифты в файл» (Embed Fonts in the File). Нажмите ОК.

PowerPoint. Выберите Office => «Параметры PowerPoint (PowerPoint Options) - в PowerPoint 2010 или 2007 или «Сервис» (Tools) => «Параметры» (Options) - в более ранних версиях; откройте вкладку «Сохранение» (Save) и поставьте галочку в поле «Включать шрифты в файл» (Embed Fonts in the File). Нажмите ОК.

Если документ Office содержит макросы Visual Basic for Applications (VBA) и вы используете Office 2008 для Mac, который их не поддерживает, то при открытии файла на экране появится диалоговое окно. Вы можете случайно удалить макросы, нажав на «Открыть и удалить макросы» (Open and Remove Macros).

Это, пожалуй, опрометчиво, если потом вы собираетесь передавать документ другим людям, поэтому нажмите на значок «Открыть» (Open). Office 2008 откроет файл обычным образом, но без доступа к макросам. Учтите, что в Office 2011 для Mac поддержка макросов VBA восстановлена, так что не будет необходимости для этих действий.